2 Mar 2022
LA FACTURE ELECTRONIQUE
L’arrivée d’un mode de facturation numérique est le fruit des nouveaux outils de communication et d’internet. La directive européenne sur la facture électronique est intervenue pour favoriser le développement de celle-ci. Toutefois, la mise en œuvre n’est pas évidente.
En effet, le 13 juillet 2010, la Commission avait adopté une directive européenne relative au système commun de TVA, qui a modifié la directive du 28 novembre 2006. La directive porte notamment le système de facture électronique, en instituant un cadre juridique plus complet pour celle-ci. De surcroît, la Directive 2014/55/EU du 16 avril 2014 concernant facturation électronique dans le cadre des marchés publics, a permis une généralisation de la facturation électronique a été opérée dans l’Union européenne, et ce, dans le cadre des relations privé-public (P2G). (1)
Si l’on s’en réfère à la lettre de la Direction générale des Finances publiques, la facture électronique peut être définie comme « une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu ou archivé sous forme électronique, quelle qu’elle soit ». De fait, tout l’intérêt d’un tel encadrement par le droit réside dans la nécessité d’apporter à la fois une valeur juridique réelle à la facture électronique, mais aussi une sécurité suffisante au regard de son support numérique.
En vertu des dispositions des articles 286 et 289 du Code général des impôts, la facture électronique requiert, pour être valide, trois conditions qui tiennent à son format, sa transmission par voie électronique ainsi que l’inaltérabilité du document transmis.
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À travers cette directive européenne sur la facture électronique, la volonté du législateur consiste donc à la fois à en stimuler son utilisation entre États membres et par les entreprises, mais aussi à l’encadrer plus strictement pour en garantir sa sécurité.
I/ la possibilité technique de recourir à la facture électronique
A/ les intérêts de la facture électronique
La facture simple est un document comptable par lequel vous établissez une créance, en tant que fournisseur, résultant de la fourniture d’un bien ou service, vis-à-vis de votre client.
Afin d’appréhender les enjeux de la facturation électronique, la compréhension du rôle auquel contribue une facture, quelle qu’elle soit est primordial.
Ainsi en premier lieu une facture est un document établissant un lien entre la gestion commerciale de votre entreprise et sa gestion comptable.
Par ailleurs, il s’agit un document de nature juridique permettant de faire valoir vos droits en cas de contentieux.
Enfin, c’est un document de nature fiscal en ce qu’elle constitue le support de la collecte de la TVA pour vous en tant que fournisseur, mais aussi pour l’acheteur dans ses démarches de déduction de TVA.
C’est en vertu de dernier aspect que la facturation est réglementée dans le Code général des Impôts.
Ces dernières années, un vaste projet de dématérialisation des informations a été entrepris aussi bien au sein de l’Union européenne qu’au niveau national dans chaque Etats membre.
Cette volonté européenne s’explique par le fait que la Commission européenne estime que l’économie pourrait s’élever à environ 40 milliards d’euros par an dans l’Union européenne si la facturation électronique était généralisée.
Ces économies résulteraient notamment d’une consommation plus faible de papier, de l’élimination des coûts postaux et d’une meilleure automatisation des pratiques administratives.
La Commission européenne précise, par ailleurs, que l’utilisation massive de la facturation électronique pourrait avoir un impact positif sur l’environnement en réduisant les émissions de CO2 liées au transport du courrier avec une diminution globale d’un million de tonnes par an, selon les estimations de l’UE.
De surcroît, dans une économie mondialisée, en tant que dirigeant, il est crucial que vous vous adaptiez au nouveau contexte économique.
Or, il s’avère très intéressant pour vous d’établir une stratégie commerciale sur le plan européen, voire international.
Dans ce contexte, l’utilisation de facture électronique permet de réduire les délais de paiement des clients ainsi qu’à régler plus rapidement d’éventuelles erreurs de traitement lors de la gestion de votre clientèle.
B/ Les techniques de dématérialisation
L’accès à la facturation électronique de façon rapide et efficace est permis grâce à plusieurs outils techniques.
À titre d’illustration, c’est le cas des progiciels de gestion intégrée (PGI) et d’échange de données informatisées (EDI).
Certes cela implique des investissements importants, mais qui peuvent aboutir à des bénéfices également très importants, comme nous l’avons vu plus haut.
La dématérialisation de vos factures peut se présenter tout d’abord sous un aspect purement technique dans un outil de gestion de temps et de matériels.
En effet, la dématérialisation peut vous permettre d’optimiser vos relations clients.
Une facture classique implique une impression, une mise sous pli, et un acheminement vers votre client.
En tant que client, vous devez saisir les informations comptables résultant des factures reçues.
Il est à noter que la facture classique implique des coûts de gestion en termes de temps, personnel, et outils.
À ce stade la dématérialisation consistera à numériser les factures envoyées et reçues, en extrayant les éléments nécessaires, notamment par le biais d’un logiciel.
Ces données extraites peuvent être ensuite intégrées automatiquement dans votre système comptable.
La dématérialisation peut aussi s’appréhender en tant qu’outil de partenariat avec vos clients.
Vous pouvez en effet envoyer à votre client, en plus de la facture papier, les données de facturation sous une forme électronique.
Cela vous permet de faciliter la transmission des données de facturation.
Dans ce cas, néanmoins, vous devez au préalable vous mettre d’accord avec votre client pour définir le format des données transmises.
II/ Le cadre juridique de la facture numérique
A/ le droit français
Dès l’avènement de la directive européenne du 29 décembre 2001, le législateur français a posé un cadre légal relatif à la facturation électronique.
La législation interne s’est donc adaptée elle aussi aux évolutions de l’économie et aux volontés de la Commission européenne.
La directive du 28 novembre 2006 a été modifiée à plusieurs reprises.
Le droit interne doit être interprété à la lumière de ces directives.
Sur le plan fiscal, deux modes de dématérialisation des factures sont reconnus par l’administration fiscale, il s’agit de la signature électronique et de l’échange de données informatisées.
En vertu des dispositions de l’article 289 bis du code général des impôts, les factures peuvent être transmises par voie électronique à condition que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu soient garanties.
Par ailleurs, la possibilité de recourir à ces factures n’est possible que si le destinataire accepte expressément d’y être soumis.
Le consentement du destinataire doit en effet être expressément prévu dans un contrat.
À défaut, le destinataire pourra toujours exiger que vous lui fournissiez une facture papier, dans un délai raisonnable après réception de la facture électronique.
Sachez que la facture doit être restituable en cas de contrôle fiscal.
À ce titre l’administration fiscale doit pouvoir, à des fins de contrôle, y accéder en ligne.
La facture par échange de données informatisées (EDI) est constituée par un message structuré selon une norme que vous aurez convenu avec votre partenaire.
Elle permet une lecture par ordinateur et peut être traitée automatiquement.
Elle vaut original pour l’administration fiscale, ainsi cela vous permet de vous affranchir totalement du support papier.
Cependant, ce type de facture est surtout adapté pour les entreprises qui opèrent déjà des échanges EDI avec leurs partenaires.
Il s’agit, en effet, d’un mode de dématérialisation qui implique un investissement important, notamment en termes de logiciel.
Si vous ne traitez à ce jour que des factures papier, il est préférable d’opter pour la facture électronique signée.
Ce mode de traitement est en effet plus simple et moins coûteux à mettre en place.
La facture électronique signée vous permet d’échanger avec vos partenaires des factures transmises et archivées sous forme électronique dans un format permettant de garantir l’intégrité et la pérennité de son contenu.
Ce mode de traitement constitue, pour les entreprises de taille moyenne, le moyen le plus simple de recourir à la dématérialisation fiscale.
Par ailleurs, le décret n° 2013-346 du 24 avril 2013 relatif aux obligations de facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutée et au stockage des factures électroniques a permis la mise en place, en droit français, des simplifications quant aux obligations relatives à la facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutée telles qu’apportées par la directive 2006/112/CE du 13 juillet 2010. (2) Désormais, dès lors que le mandataire est établi en France ou dans un autre État membre, l’exigence d’un mandat écrit est écartée. Ainsi, le mandat écrit est accepté.
B/ L’impact de la directive européenne
Les deux possibilités de dématérialiser fiscalement vos factures que nous venons d’analyser sont celles qui existent en l’état actuel du droit.
La directive du 13 juillet 2010 avait introduit une nouveauté de taille : ce sera l’assujetti qui choisira la manière qui lui convient le mieux pour garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu des factures électroniques.
La Commission introduit cette modification, car elle souhaite que la facturation électronique devienne la méthode de facturation la plus utilisée dans l’Union européenne d’ici 2020.
La transposition de la directive du 13 juillet 2010 constitue selon elle une opportunité pour harmoniser les réglementations sur la facturation électronique.
La Commission précise que, comme le recours aux factures électronique peut aider les entreprises à réduire leur coût et à accroître leur compétitivité, les exigences actuelles imposées en matière de TVA concernant la facturation électronique devront être revues afin de supprimer les obstacles à l’utilisation de ce système.
À ce titre les factures papier et les factures électroniques devront être traitées de façon identique.
Par ailleurs les charges pesant sur les factures papier ne devront pas augmenter.
En outre une égalité de traitement s’appliquera en ce qui concerne les compétences des autorités fiscales.
Ainsi, que vous optiez pour des factures papier ou électroniques, les compétences en matière de contrôle ainsi que vos droits et obligations s’exerceront de la même manière.
En outre, la Commission précise, le considérant 11 de la directive, que l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques peuvent en effet être garanties en recourant à l’échange de données informatisé et aux signatures électroniques avancées.
Cependant, la Commission vient préciser, en reconnaissant qu’il existe aujourd’hui d’autres technologies, que les assujettis ne sont pas tenus de recourir à l’une ou l’autre de ces deux technologies.
Vous aurez donc le choix de la technologie à appliquer si vous souhaitez recourir à la facturation électronique.
Il est à noter que la directive 2010/45/UE a été transposée par l’article 62 de la loi n° 2012-1510 de finances rectificatives du 29 décembre 2012 et les décrets n° 2013-346 du 24 avril 2013 relatif aux obligations de facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutée et au stockage des factures électroniques et n° 2013-350 du 25 avril 2013 modifiant les dispositions de l’annexe III au code général des impôts relatives aux factures transmises par voie électronique en matière de taxe sur la valeur ajoutée. (3)
D’ailleurs, l’adoption de la directive 2014/55/UE du Parlement européen et du Conseil concernant la facturation électronique dans le cadre des marchés publics a pour but d’encourager les contractants à adopter la facturation électronique pour les marchés passés avec les acteurs publics.
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Sources :
- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX%3A32014L0055
- https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000027351702/
- https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/9113-PGP.html/identifiant%3DACTU-2013-00235
