25 Nov 2014
Relations commerciales avec d’autres sociétés
Nous souhaitons envoyer nos factures à nos clients, exclusivement par e-mail et non par courrier. Est ce possible ?
Lne directive 2001/115/CE du 20 décembre 2001 traite de la facturation électronique.
En droit interne, la transposition de cette directive a été effectuée par la loi de finances rectificative pour 2002, le décret du 7 juillet 2003 et le décret du 18 juillet 2003. Une instruction du 24 janvier 2006 est venue fixer l’ensemble des règles applicables pour la tenue et le contrôle de comptabilités informatisées. Enfin, une instruction du 11 janvier 2007 précise les conditions dans lesquelles les entreprises peuvent être dispensées de l’obligation de conserver sous forme papier le double des factures électroniques transmises.
La transmission de la facture par voie électronique peut s’effectuer selon deux normes sécurisées, au libre-choix : le document signé électroniquement et l’échange de données informatisées (EDI). Le respect de formalités préalables est en premier lieu indispensable. Le système de facturation électronique doit avant tout garantir l’authenticité de l’origine des factures ainsi que l’intégrité de leur contenu. L’acceptation préalable de ce système par le destinataire est requise et doit être matérialisée dans un contrat.
Les factures électroniques doivent par ailleurs être conservées sur support informatique pendant une durée d’au moins trois ans (Article L. 169 du livre des procédures fiscales). L’utilisation d’un certificat électronique délivré par un prestataire de services est exigée. Après avoir vérifié l’authenticité et la validité du certificat électronique, le destinataire des factures est alors tenu de vérifier l’authenticité et l’intégrité du message au moyen de ce certificat.
La signature électronique doit satisfaire aux exigences suivantes :
1° Etre propre au signataire ;
2° Permettre d’identifier le signataire ;
3° Etre créé par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif ;
4° Garantir le lien avec les factures auxquelles elle s’attache, de telle sorte que toute modification ultérieure de ces factures soit détectable.
Ma société vend du matériel, pièces détachées, consommable… Une de nos commandes est partie pour l’étranger, elle nous a été réglée avec plusieurs numéros de carte bleue qui sont tous passés correctement, règlements transmis par TPE avec numéros d’accord retransmis aussitôt. Ma question est de savoir s’il peut s’agir de cartes volées (dans la mesure ou elles sont toutes passées correctement), et dans ce cas, allons-nous être débités de la somme encaissée ? Quels moyens avons-nous pour nous protéger ?
